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ASSISTANTE D'UNITE (H/F)

Descriptif de l'offre : Description du poste?:


- Assurer l'Assistance au Directeur d'Unité, du Directeur Adjoint et des ingénieurs de l'unité?: Gestion des déplacements (voyages...), Contrôle des factures relatives aux commandes de voyage, ordre de mission, organisation de réunions, planification des entretiens annuels individuels, ...
- Accueil des personnes en visite dans nos locaux?et piloter l'intégration et la sortie du personnel
- Planification et organisation de rendez-vous commerciaux, manifestations évènementielles, séminaires, visites, etc?;
- Planification et organisation des Comités D'unité CODUN Infra?: préparation de ces réunions, participation à ces réunions, et rédaction du compte-rendu sous forme de «?relevés d'actions?»?: il s'agit de vérifier la bonne exécution de ces actions en préparation du CODUN suivant le précédent?;
- Organiser le secrétariat de l'Unité?: Gestion des nouvelles affaires ; veille au partage de l'information entre le personnel affecté à l'Unité, coordination avec les assistant(e)s des agences pour la transmission des documents ; archivage des contrats, ...
- Etablissement et mise en forme des divers courriers, rapports, notes, (selon modèles en vigueur. Classement, archivage et diffusion des documents (courriers, mails...). Préparation de dossier d'avenants aux contrats, ...
- Tâches d'assistance au suivi « qualité » des projets de l'unité : Préparation et suivi des documents relatifs au Système de Management de la Qualité et au Plan Santé Sécurité Environnement liés au projet. Centralisation, diffusion et suivi des fiches qualité, ...
- Tenue à jour des curriculums vitae et centralisation des CV de l'unité & des fiches technico-commerciales et tableaux de références de l'Unité
- Tenue à jour sur Salesforce?: des contrats, des carnets de commandes, propositions et de candidatures, et de la liste de clients et de partenaires
- En support de la direction du Commerce et des Offres?: Etablissement et envoi de dossiers de préqualification sous le pilotage du Responsable Commercial concerné & Constituer et expédier les dossiers d'offre en collaboration avec les responsables d'offres

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