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Assistante de direction (H/F)

Descriptif de l'offre : Pour notre client, société spécialiste en BTP, nous cherchons un/e Assistante de direction.

Vos principales missions:

secrétariat :

- Accueil téléphonique : filtrage et traitement des appels téléphoniques
- Accueil physique de visiteurs externes, clients, fournisseurs, courrier.
- Rédaction courriers : Correction, aide à la rédaction de courriers « chantier », courriers administratifs.
- Relecture/correction et mise en forme de documents
- Commandes diverses : fournitures, cartes de visite, café...
- Commandes et gestion des stocks EPI
- Portail Entreprise (sharepoint) : mise à jour des informations, dossiers et documents
- Traitement du courrier : collecte, ouverture, diffusion, envoi (postal)
- Prise de connaissance des mails (boite contact ou personnelle) : dispatching et/ou traitement
- Gestion des déplacements des collaborateurs : réservation train, hôtel.
- Archivage


GESTION DU PERSONNEL et RELATIONS SOCIALES :

Salariés :


- Gestion des dossiers du personnel, des intérimaires et prestataires extérieurs
- Médecine du travail : organisation des visites médicales d'embauche et suivi, aptitudes
- Suivi RTT / Congés via LUCCA
- Contrôle des fiches d'activités (excel par salarié) : vérification des jours posés, etc
- Gestion des Avis à Tiers Détenteurs (saisie salaire, ...)
- Traitement des variables de paie et communication à la RAF : fichier excel préparation paie à tenir à jour.
- Accueil des nouveaux arrivants : EPI, explication outils et portail (sharepoint), organisation, accueil RH
- En lien permanent avec les collaborateurs : renseignements divers, relationnel, filtre avec la Direction
- Communication interne avec le personnel : notes internes...
- CSE : gestion des élections de A à Z (tous les 4 ans) - Prochaines élections en avril 2023


Salariés intérimaires et prestataires :


- Relations Agences d'interim
- Création et Contrôle des fiches d'activités
- Gestion des contrats interim
- Validation des relevés d'heures des intérimaires



GESTION COMMERCIALE / AFFAIRES :


- Mise à jour des CV des collaborateurs : mettre à jour pour chaque nouvelle mission le CV de chaque collaborateur
- Relances de règlement
- Références : mise à jour et édition de nos références (à chaque affaire)


Dossiers affaires


- Création d'une affaire
- Suivi des dossiers affaires, des temps activités
- Mise à disposition des informations sur le portail sharepoint
- Réponse à Appels d'offres (mise en forme)
- Impression et classement des factures mensuelles
- Dossier litiges
- EDIFLEX (CHORUS) : déposer les documents des marchés publics, les factures



GESTION SOCIETE :

Gestion courante :


- Recueil des documents administratifs spécifiques de l'entreprise (URSSAF, Kbis etc...)
- Tenue à jour de ces documents sur les sites dédiés (attestation légale etc...), provigis.
- Gestion parc véhicule / Location de véhicules : mise en place et suivi des locations.
- Validation des factures fournisseurs via ESKER
- Sites de collecte de nos documents administratifs


Déclarations annuelles et abonnements :


- Formation : déclaration annuelle du Bilan Pédagogique et Financier
- Convention collective : abonnement
- Médecine du travail : Déclaration annuelle

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